Un copropriétaire veut faire voter l’installation d’une borne de recharge en assemblée générale. Il en parle au syndic par téléphone, qui lui répond que c’est noté. Le jour de la convocation, la question n’y figure pas. Résultat : un an de perdu, parce que la demande n’a jamais été formalisée correctement. Ce scénario revient souvent, et la procédure d’inscription à l’ordre du jour d’une assemblée générale de copropriété reste mal comprise par une majorité de copropriétaires.
Article 10 du décret du 17 mars 1967 : le seul texte qui compte
Toute la mécanique repose sur l’article 10 du décret du 17 mars 1967. Ce texte pose trois principes clairs que le syndic ne peut pas contourner.
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Le premier : un copropriétaire peut notifier une question au syndic à tout moment. Pas besoin d’attendre la période précédant l’assemblée, ni d’obtenir un accord préalable du conseil syndical.
Le deuxième : le syndic a l’obligation de porter cette question à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale. S’il reçoit la demande trop tard par rapport à la date de convocation déjà fixée, la question est reportée à l’assemblée suivante, pas supprimée.
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Le troisième, souvent ignoré : la demande doit être une notification, au sens juridique. Un appel téléphonique, un e-mail informel ou une remarque en réunion de conseil syndical ne constituent pas une notification valable. On revient sur la forme juste après.
Notification au syndic : lettre recommandée ou acte d’huissier
La notification doit laisser une trace datée et opposable. En pratique, deux options fonctionnent sans discussion possible :
- La lettre recommandée avec accusé de réception, adressée au syndic de copropriété. C’est le moyen le plus courant et le moins coûteux.
- La signification par acte d’huissier (aujourd’hui commissaire de justice), qui offre une preuve irréfutable mais coûte plus cher. On la réserve aux situations conflictuelles avec un syndic peu coopératif.
Certains syndics acceptent désormais la transmission par voie électronique, mais seul un accord explicite du copropriétaire pour la communication dématérialisée sécurise ce canal. Sans cet accord formalisé, le recommandé papier reste le réflexe à privilégier.
Rédiger une question, pas une décision : la distinction qui bloque les résolutions
C’est le piège le plus fréquent. Le copropriétaire rédige sa demande comme s’il dictait la décision finale : « Je demande que l’assemblée vote les travaux de ravalement pour un budget de X euros avec l’entreprise Y. » Le syndic reçoit ça, et soit il reformule (ce qui crée un décalage avec l’intention du demandeur), soit il refuse d’inscrire la question en l’état.
La règle est la suivante : on inscrit une question à l’ordre du jour, pas un projet de résolution déjà ficelé. La question ouvre le débat en assemblée. Le projet de résolution, lui, doit être joint à la convocation par le syndic, mais sa rédaction relève d’un travail séparé.
Concrètement, la demande doit être formulée de manière précise mais ouverte. Par exemple : « Question relative à la réalisation de travaux de ravalement de la façade côté rue : examen des devis et vote sur le principe et le financement. » Cette formulation permet au syndic de préparer les documents nécessaires (devis comparatifs, appel de fonds) et de rédiger le projet de résolution correspondant.
Le projet de résolution joint par le copropriétaire
L’article 10 du décret prévoit que le copropriétaire demandeur peut joindre un projet de résolution à sa notification. Ce n’est pas obligatoire, mais c’est recommandé quand la question porte sur des travaux ou une modification du règlement de copropriété.
Un projet de résolution bien rédigé facilite le travail du syndic et réduit le risque de voir la question reformulée de façon ambiguë dans la convocation. On formule la résolution sous forme de décision soumise au vote : « L’assemblée générale décide de… » suivi des éléments factuels (nature des travaux, majorité requise, répartition des charges).
Délai d’envoi de la notification : anticiper plutôt que réagir
Le décret ne fixe pas de délai minimum pour envoyer la notification. La formulation « à tout moment » est volontairement large. En revanche, le syndic doit respecter un délai légal entre l’envoi de la convocation et la date de l’assemblée.
Si la notification arrive après l’envoi des convocations, le syndic reporte la question à l’assemblée générale suivante. Pas de session de rattrapage, pas d’ajout de dernière minute. Sur le terrain, les retours varient sur ce point : certains syndics intègrent une question reçue quelques jours avant l’envoi de la convocation, d’autres appliquent un délai interne plus strict.
La bonne pratique : envoyer la notification dès que la question est identifiée, sans attendre l’annonce de la prochaine assemblée. Plus la demande arrive tôt, plus le syndic dispose de temps pour préparer les documents associés et intégrer proprement le point à l’ordre du jour.
Refus du syndic d’inscrire la question : recours du copropriétaire
Un syndic ne peut pas refuser d’inscrire une question valablement notifiée. L’article 10 du décret ne lui laisse aucune marge d’appréciation sur le fond. S’il estime la question non pertinente ou prématurée, il doit quand même l’inscrire.
En cas de refus avéré, le copropriétaire dispose de plusieurs leviers :
- Saisir le président du tribunal judiciaire en référé pour ordonner l’inscription de la question, voire la convocation d’une assemblée générale si le syndic fait obstruction.
- Demander au conseil syndical d’intervenir auprès du syndic, ce qui suffit souvent à débloquer la situation sans procédure judiciaire.
- Conserver l’accusé de réception du recommandé comme preuve de la notification, nécessaire en cas de contestation ultérieure des décisions de l’assemblée.
Un refus d’inscription peut constituer une faute de gestion du syndic, susceptible d’engager sa responsabilité vis-à-vis du syndicat des copropriétaires.
L’inscription d’une question à l’ordre du jour reste un droit individuel de chaque copropriétaire, encadré par un formalisme simple mais strict. Notification écrite, formulation en question ouverte, envoi anticipé : ces trois éléments suffisent à sécuriser la démarche. Le reste dépend du syndic, qui a l’obligation légale de s’exécuter.
