Événement BtoB : comment réussir votre pari en externalisant l’organisation ?

Vous dirigez une entreprise à taille humaine ou une multinationale à la recherche d’un format professionnel pour vos événements BtoB ? Vous vous interrogez sur la meilleure méthode pour organiser votre événement tout en économisant du temps et des ressources ? Cet article vous offre des pistes concrètes pour confier vos projets à une agence événementielle dédiée. L’objectif est de vous aider à franchir chaque étape sans stress et avec la certitude que votre événement corporate se distinguera par sa qualité et son impact.

Pourquoi externaliser l’organisation de votre événement BtoB ?

Les événements BtoB exigent de nos jours une rigueur de planning et une créativité constantes. Ce type de projet mobilise généralement plusieurs ressources, à savoir :

• la location de salle ;
• la gestion des intervenants ;
• la mise en place d’un concept thématique, etc.

À l’évidence, sans soutien extérieur, pour organiser un événement de cette envergure, vous risquez de disperser votre énergie au détriment de votre activité principale. Si vous aspirez alors à une solution efficace qui vous garantira une bonne logistique et une plus-value conséquente, faites appel à une agence événementielle. En effet, externaliser l’organisation de votre événement corporate présente de nombreux avantages notables comme :

• l’optimisation de vos ressources humaines ;
• la mise à disposition d’une équipe formée pour l’occasion ;
• une cellule de conception et de production spécialisée à votre service ;
• des coordonnateurs pour chaque poste, etc.

Cette armada de personnes qualifiées vous évitera de surcharger vos collaborateurs. Ces derniers n’auront à s’impliquer que lors des phases essentielles, tout en bénéficiant d’un soutien complet sur les tâches techniques. En externalisant, vous collaborez donc avec une équipe qui saura guider vos pas et répondre à vos imprévus en un temps record. Les ajustements de dernière minute trouvent ainsi rapidement une solution.

Comment la collaboration se met-elle en place ?

Retenez que les premiers contacts avec une agence événementielle facilitent la naissance du projet. Commencez donc par établir un échange initial afin de définir vos objectifs. Selon que votre événement est une convention, un séminaire, une team building ou le lancement d’un produit innovant, l’agence élaborera un cahier des charges précis.

Dans celui-ci, veillez à indiquer clairement vos attentes et votre budget. Chaque événement BtoB poursuit une finalité. Il peut s’agir de promouvoir une innovation, de renforcer votre cohésion interne ou encore de séduire de nouveaux partenaires. Cette première étape orientera donc toutes les actions ultérieures.

Par exemple, pour une entreprise à taille humaine qui cherche à gagner en crédibilité, vous aurez tout à gagner à vous entourer d’experts. Aux yeux de vos invités, vous devez en effet parvenir à afficher une ambition structurée et une volonté de développement maîtrisé.

Ensuite, la phase de communication prendra le relais. À cette étape, il s’agira pour vous de valider les différents supports de communication comme les mails et les infographies. Assurez-vous toutefois de les cadrer avec l’identité visuelle de votre entreprise. Cela participera au respect de votre image de marque.

Enfin, concentrez-vous sur l’établissement d’une enveloppe budgétaire. Elle doit englober aussi bien la location du lieu, la technique, la réalisation des médias que les éventuels honoraires de coaching. Veillez donc à attribuer des ressources adéquates et suffisantes à la cellule de conception et de production mise en place. Celle-ci doit s’appuyer sur un organigramme clair (chef de projet, graphiste, régisseur, etc.).

Assurer une bonne logistique

La réussite d’un événement corporate repose sur une série d’étapes soigneusement définies. Comme sus évoqué, une vision claire reste de mise afin de limiter significativement les risques. De la même façon, une bonne logistique reste primordiale, car elle contribuera directement à la fluidité générale de votre événement. Voici les points qui doivent mobiliser toute votre attention :

• la réservation du lieu : le site identifié doit être d’un bon standing et offrir toutes les commodités qui s’imposent au regard du caractère sérieux de votre événement ;
• la gestion du matériel et des contenus : l’agence prestataire mettra à votre disposition des solutions pour la réalisation des médias, des infographies et des supports de présentation ;
• la coordination des intervenants : chaque animateur, consultant et conférencier doit recevoir un briefing clair.

Sur des événements comme les séminaires d’entreprise et les team building qui sont appelés à favoriser la cohésion entre collaborateurs, cette logistique contribue à l’amélioration de l’ambiance. Mais ce ne sera pas tout !

La place de la créativité et de l’innovation

Il est parfois important de sortir des sentiers battus pour sublimer son événement. Sachez que certaines agences se distinguent par leurs approches novatrices. Créée en 2010, l’agence Graines d’étoiles dispose d’une palette de solutions innovantes pour tenir en haleine les invités des entreprises clientes.

Cela passe notamment par des animations immersives comme des expériences digitales, des ateliers participatifs, voire des activités ludiques qui marquent les esprits. L’innovation passe également par un habillage scénique original et un storytelling percutant. Que vous soyez un groupe international ou une entreprise à taille humaine, faites-leur confiance pour susciter l’adhésion du public autour de votre événement. Ces experts vous aideront à renforcer la notoriété de votre marque d’entreprise et stimuler l’engagement de vos partenaires.

En fin de compte, organiser son événement en externalisant le volet opérationnel représente un atout majeur pour votre entreprise. L’essentiel est de sélectionner un prestataire fiable, capable de soutenir vos projets et d’incarner vos valeurs. Vous créez ainsi un environnement propice aux échanges constructifs, à la consolidation des liens et à la promotion de votre expertise.

Comment choisir la bonne agence pour externaliser son événement BtoB ?

L’organisation de votre événement par une structure externe exigera de vous une approche réfléchie. En effet, vous devez avant tout sélectionner un partenariat de confiance. Le choix de l’agence se révèle donc crucial pour satisfaire vos ambitions et respecter vos contraintes. Le premier élément à avoir à l’esprit est l’expérience et la qualité du portfolio. En effet, une agence qui compte au moins une décennie d’expérience ferait un excellent choix.

À côté de cela, vérifiez la diversité de ses projets réalisés. C’est davantage un critère déterminant. Pour cause, un prestataire habitué aux conventions, aux lancements de produit ou aux séminaires détient généralement une vision plus large. En deuxième lieu, penchez-vous sur son expertise technique. Nous évoquons par là l’existence d’une cellule de conception et de production.

Cela témoigne d’un savoir-faire concret, car elle pourra à elle seule prendre en charge la scénographie, la logistique et tout autre aspect technique de votre événement. En troisième lieu, et pour finir, évaluez la capacité d’écoute et de conseil de l’agence. En effet, en tant qu’interlocuteur privilégié, l’agence que vous choisirez doit pouvoir identifier avec précision vos besoins ou du moins bien les interpréter.

Sur cette base, elle pourra définir un programme sur mesure avec des solutions adaptées à vos objectifs. Cette démarche vous éloignera des propositions standardisées grâce à un concept thématique personnalisé. Ces différents critères devraient in fine vous aider à établir une collaboration fructueuse et organiser un événement à votre image.

Conclusion

En définitive, externaliser l’organisation d’un événement corporate reste un défi. Mais lorsqu’il est mené dans les règles de l’art, cela se révèle être un véritable levier de croissance pour toute entreprise à taille humaine ou structure plus importante. Les avantages à matière de gain de temps, d’expertise professionnelle, de communication ciblée et d’amélioration de la cohésion interne suffisent à perpétuer l’expérience. Nous vous invitons donc à vous appuyer, comme des milliers d’autres entreprises avant vous, sur la compétence d’une agence événementielle. C’est le meilleur choix pour transmettre à vos clients, partenaires et collaborateurs une image valorisante de votre marque.